Logiciels de gestion et systèmes de caisse : la Norme NF525 obligatoire au 1er janvier 2018

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La norme NF 525 s’impose aux éditeurs qui doivent  justifier auprès de l’administration la fiabilité des données enregistrées et leur intégrité par un système d’encaissement sécurisé et certifié.

Votre systèmes devra satisfaire aux exigences contenues dans les règles de certification NF 525. Celles-ci seront vérifiées par audit TIERCE PARTIE qui sera réalisé chez chaque fabricant par INFOCERT. Les exigences portent sur :

La Qualité des produits concernant, la documentation, les tests et validations et les fonctionnalités

  1. Le maintien de la conformité par le fabricant/ éditeurs tout au long de la durée de vie des systèmes et de leur évolution
  2. La prise en compte et le respect des nouvelles obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion et aux systèmes de caisse et la  sécurité offerte par ces produits (Cf. références). Un produit certifié NF 525 devra permettre notamment :
  • L’identification des processus et des données d’encaissement
  • La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique.
  • La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
  • L’archivage et la conservation des données d‘encaissement
  • L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
  • Les moyens de restitution des données pour simplifier le contrôle et de restitution des données d’encaissement enregistrées.

Ce que dit la loi :

À partir du 1er janvier 2018, devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

L’administration précise expressément que l’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, et même s’ils réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

 

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